Rotacja asortymentu w sklepie: Ostrożnie z zapasami!

OSTROŻNIE Z ZAPASAMI

Optymalne zarządzanie zapasami - to jedno z trudniejszych zadań dla właścicieli sklepów oraz ich personelu. Jak dobierać towar do sklepu, by nie stracić płynności finansowej? Na które produkty trzeba najwięcej uważać? Jak podzielić pomiędzy personel zadanie pilnowania terminów ważności? I jak pozbyć się towarów, które słabo rotują?

Na szczęście, nie są to pytania bez odpowiedzi. By je uzyskać, wystarczy tylko przyjrzeć się z bliska, jak radzą sobie z tymi problemami nasi koledzy i nasze koleżanki po fachu. Zapas to określona ilość asortymentu przeznaczona nie do sprzedaży bieżącej, tylko w dłuższym okresie. Robienie go w sklepie spożywczym to w wielu przypadkach konieczność. Po pierwsze, tylko w ten sposób można zagwarantować klientom stałą, pełną ofertę wielu produktów. Po drugie, gdy kupujemy jednorazowo więcej niż na bieżąco potrzebujemy, możemy spodziewać się od dostawcy lub producenta dodatkowych korzyści: upustów lub innych promocji. Po trzecie, redukujemy wówczas do minimum również koszty uzupełniania zapasów, takie jak np. telefony, korespondencja czy transport. Produkty różnią się od siebie szybkością obrotu, czyli rotacją. Niektóre z nich, np. świeże pieczywo czy jogurt, rotują szybko, natomiast produkty ekskluzywne, takie jak drogie, firmowe czekoladki, czy też markowe wykwintne sosy i octy do potraw kupowane są znacznie rzadziej. Ponadto są też towary, które rotują tak rzadko, że jedynym powodem, by je do naszego sklepu sprowadzić, jest chęć zagwarantowania klientowi jak największego, czy nawet wręcz pełnego wyboru w określonych grupach asortymentowych (należą do nich np. super drogie, ekskluzywne wino czy koniak). Dlatego warto bardzo dokładnie przyglądać się, jaki jest w naszym sklepie popyt na dane produkty i nawet odnotowywać, w jakich odstępach czasu udaje nam się sprzedać akurat te produkty, o które klienci pytają najrzadziej. Dzięki temu po jakimś czasie będziemy wiedzieć, które zamawiać często i w dużej ilości, a które okazjonalnie i tylko w ilościach śladowych. Robiąc sobie takie notatki, koniecznie trzeba w nich uwzględnić nie tylko ilość i częstotliwość sprzedawanego towaru, ale również czas, w którym je sporządziliśmy. Rotacja wielu towarów jest bowiem uzależniona od takich okoliczności, jak sezon, pora roku, zbliżające się święta, czy nawet dzień miesiąca lub tygodnia (wiadomo, że najwięcej, zwłaszcza droższych produktów, Polacy kupują zaraz po wypłacie, tuż przed weekendem lub zbliżającymi się świętami oraz popularnymi imieninami). Ponadto, monitorując popyt na towary rotujące najwolniej, warto też sobie zadać pytanie, czy aby naprawdę opłaca się je do naszego sklepu sprowadzać, bo przecież zamrażamy w ten sposób swój kapitał i jednocześnie ponosimy koszty ubezpieczenia zapasów oraz utrzymywania magazynu. Co więcej, im dłużej towar rotuje, tym większe ryzyko, że może nie znaleźć nabywcy przed upływem terminu przydatności do spożycia, stąd konieczność przecenienia go, a więc i strat. Niektóre z sieci supermarketów rozwiązały ten problem już dawno. - Nasza sieć to sieć z prawie z 20-letnim doświadczeniem - mówi Błażej Patryn, rzecznik prasowy sieci supermarketów „Piotr i Paweł". - Jest to taki okres czasu, który pozwolił pracownikom na różnych szczeblach, zarówno w Departamencie Handlowym Centrali, jak i kierownikom zaopatrzenia naszych już teraz 63 sklepów, nabrać wiedzy o potrzebach naszego Klienta. Potrzeby te podlegały oczywiście zmianom na przestrzeni lat w zależności od gustów, smaków, a także zmian w asortymencie pojawiającym się w ofertach naszych partnerów handlowych. Ciągłe, systematyczne monitorowanie rynku, także pod tym kątem, pozwala na taki dobór produktów, aby znacząco ograniczać ewentualne kłopoty z nisko rotującym towarem. Duża część obserwacji oraz kontroli sprzedaży odbywa się oczywiście w samych sklepach, gdzie raportowanie o stanach magazynowych oraz wielkościach sprzedaży poszczególnych produktów musi odbywać się na bieżąco. W sieci „Piotr i Paweł" nie stosuje się w zasadzie działań zmierzających do specjalnej wyprzedaży w przypadku niskiej rotacji, a jedynie podejmuje się starania, by na bazie porozumienia z dystrybutorami dokonywać zmian w zatowarowywaniu. Zdarza się także, iż to sam dostawca poprzez działania wspierające sprzedaż (np. animacje) pomaga w aktywizowaniu ruchu na półce sklepowej. Ma to miejsce w przypadku produktów o krótkich terminach ważności, dotyczy to produktów z działów mięsa, wędlin, serów, warzyw oraz nabiału. - Nasza sieć, oprócz stosowania się do norm systemu HACCP, wypracowała swoje własne procedury mające pomóc w kontroli zarówno sposobu przechowywania, jak i weryfikowania dat ważności asortymentu znajdującego się na półce - tłumaczy Błażej Patryn. - To zadanie szefów rejonu w samych supermarketach, a także naszego Departamentu Standardu, który zgodnie z wyznaczonym harmonogramem sprawdza placówki także pod tym kątem. Ważnym elementem jest zarządzanie samym magazynem sklepowym, który ma stanowić jedynie swoisty tranzyt pomiędzy dostawcą a półką sklepową. Oczywiście wszystkich tych rozwiązań nie da się zastosować w niezrzeszonym osiedlowym sklepiku, ale z powodzeniem niektóre można wykorzystać. Ale już na przykład strategia stosowana w sieci POLOmarket nadaje się do skopiowania także w handlu tradycyjnym. - Zarządzanie zapasami to zadanie niełatwe, ale radzimy z tym sobie chyba nieźle - mówi Marta Miller, kierownik POLOmarketu w Helu. - Przede wszystkim systematycznie sprawdzamy, co się najlepiej sprzedaje oraz staramy się zapamiętać, o co klient pyta i uwzględniamy te potrzeby, zamawiając towar. Gdy któryś z dostawców proponuje nam promocje, zawsze sprawdzamy, czy są one dla klientów rzeczywiście korzystne. Łatwo psujące się produkty przeceniamy z wyprzedzeniem, stosownie do ich ilości i terminu ważności, o 20-80%. Mięsa personel sklepu zamawia tylko tyle, ile jest w stanie sprzedać w ciągu dnia. Jeśli coś zostanie, to po południu następnego dnia obniża się jego cenę o minimum 40%. Szybko psujące się owoce i warzywa przecenia się już na drugi dzień rano o 20-30%. Zmianowe ze stoisk co tydzień sprawdzają terminy ważności i zapisują je w zeszycie. Gdy znajdą towary, których termin się kończy, informują o tym również inne sklepy sieci i w zamian także mogą liczyć na takie informację z pozostałych placówek. - Pilnujemy, by przed nastaniem upałów nie zostać z czekoladą, która szybko się wtedy psuje - uzupełnia Marta Miller. Natomiast droższe słodycze i alkohole z górnej półki, które zalegają czasem aż do daty ważności, zamawiamy tylko w śladowych ilościach, po 2-3 sztuki. Chyba, że nadchodzą święta: wtedy z ich zbytem nie ma problemu. Wcale nie gorzej niż duże sieci radzi sobie w tej kwestii także Beata Purwin, kierownik typowo osiedlowego sklepu spożywczo-przemysłowego „Justa" w Łomży. - Półkownicy? Nie mam takiego towaru, chyba że kosmetyki, które stoją czasem miesiąc lub dwa - śmieje się pani Beata. - Dobieram asortyment pod klientów, dobrze znam ich potrzeby, bo pracuję tu już od 18 lat. Wszelkie nowości zamawiam zawsze tylko na próbę, w zależności od asortymentu i sposobu, w jaki są pakowane, po kilka do kilkunastu sztuk. Jeśli któryś z towarów nie schodzi, stawiamy go w wyznaczonym miejscu, gdzie zawsze jest ruch, a klient ma sporo czasu, by dokładnie ten produkt obejrzeć. Zwykle to zdaje egzamin: towar znika z półki. Uważamy też na wędliny i nabiał. Mięsa kupujemy mało, więc schodzi już rano. Wędliny podobnie. Z wyłączeniem jedynie piątku, bo w tym dniu wędliny suche i zachowujące dłużej świeżość kupujemy na trzy dni. Przy dostawie personel sklepu sprawdza datę ważności każdej sztuki. Jeżeli jest krótka - towaru nie przyjmuje. Jeżeli natomiast któraś z szybko psujących się wędlin nie zostanie sprzedana w ciągu dwóch dni, zostaje przeceniona o 30%. Poza tym każdy z pracowników ma przydzielony regał, na którym codziennie sprawdza terminy przydatności do spożycia. Pamiętajmy też, że na optymalne zarządzanie zapasami wpływ ma również, i to w dużym stopniu, racjonalne przechowywanie produktów. Dlatego stwórzmy im takie warunki, w jakich jak najdłużej zachowają świeżość i estetyczny wygląd. Niezbędna jest do tego chłodnia, a jeżeli mamy taką możliwość, wydzielmy też część powierzchni naszego sklepu na magazyn lub wydzierżawmy w tym celu jakieś inne pomieszczenie (najlepiej tuż obok). Pomieszczenia takie powinny być bezwzględnie czyste i suche. Ściany i stropy należy wybielić wapnem. Dobrze jest też wyłożyć ściany kafelkami, albo przynajmniej namalować wysoką lamperię. Podobnie z podłogą - najlepiej wyłożyć ją płytkami lub innym materiałem, który wyeliminuje możliwość tworzenia się w nich szpar - składowiska wszelkich odpadków i brudu. Fachowcy doradzają też, by okna magazynów zabezpieczone były siatkami, które chronią przed przedostaniem się owadów, a wszelkie otwory w ścianach i podłodze - gipsem lub innym materiałem, który uniemożliwi dostęp gryzoniom. Magazyn należy wyposażyć nie tylko w regały, ale także podkłady pod worki, beczki, kartony i inne pojemniki. Na górnych półkach układamy produkty o najdłuższym terminie ważności. Na środkowych - najszybciej rotujące. Na dolnych - towary w największych opakowaniach i najcięższe. Nie zapominajmy przeglądać co jakiś czas konserw i sprawdzać, czy aby na wieczkach puszek nie ma bombażów, czyli wybrzuszeń dyskwalifikujących towar. Co ważne, w magazynie powinno być na tyle chłodno, by produkty się nie psuły. Najlepiej, gdy panuje w nim półmrok (zawsze, kiedy zachodzi potrzeba, możemy przecież włączyć światło). Nie zapominajmy też, że mrożonki można przechowywać li tylko w zamrażarkach, natomiast takie produkty, jak m.in. mięso, wędliny, drób i nabiał wymagają przechowywania w urządzeniach chłodniczych. W każdym z tych przypadków należy rygorystycznie przestrzegać zasad HACCP - systemu zarządzania jakością. Zanim złożymy zamówienie, powinniśmy zawsze sprawdzić wielkość dotychczasowego zapasu i dostosować ilość zamawianych produktów do spodziewanego w najbliższym czasie popytu. Podczas przyjmowania dostawy sprawdźmy jakość przywiezionego towaru, a także, czy był przewożony w chłodniach o optymalnej dla niego temperaturze, w specjalnie przeznaczonych dla niego pojemnikach oraz czy na opakowaniach znajdują się wszystkie wymagane informacje. Drób powinien być zawsze pokryty lodem. Od razu po przyjęciu należy go włożyć do urządzeń chłodniczych, w których panuje od 0 do 2 st. C. Podobnie postępujemy z mięsem i wędlinami - optymalne warunki do przechowywania mięsa, to temperatura od 0 do 2 st. C, zaś wędlin - od 0 do 5 st. C. Nabiał jest bardzo wrażliwy na wszelkie zmiany temperatur i zarówno w wysokiej temperaturze, jak i w zbyt niskiej traci swoje wartości odżywcze. Dlatego jogurty i kefiry najlepiej przechowywać w temperaturze +4 st. C. O przechowywaniu owoców i warzyw pisaliśmy już bardzo obszernie w poprzednim numerze. Zawsze na zakończenie dnia towar, który pozostał na sali sprzedaży, należy zabezpieczyć przed szybkim zepsuciem. Powinniśmy go więc przenieść do chłodni (oczywiście każdy rodzaj w osobnym, czystym i suchym pojemniku z przykrywką). Niezależnie od tego winniśmy też umyć dokładnie ladę i wszystkie urządzenia chłodnicze oraz zdezynfekować noże i deski do krojenia.

Drukuj

Wróć