Porady
Prawo w pigułce Prawo i finase

Jerzy Ławecki
Biegły Sądowy Sądu Okręgowego Poznań

Miejsce przechowywania księgi podatkowej

Zasady przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów określone są w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (publikacja: Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475, Nr 224, poz. 2226 oraz z 2004 r. Nr 282, poz. 2807).

W myśl § 9 ust 1 ww. Rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. dowody oraz podatkowa księga przychodów i rozchodów powinny znajdować się stale w miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności. Siedziba przedsiębiorstwa to miejsce położenia przedsiębiorstwa wskazane w koncesji, zezwoleniu lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo w rejestrze przedsiębiorców, a w razie niedopełnienia tych obowiązków albo, gdy działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu — miejsce zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą; w przypadku spółek cywilnych osób fizycznych — siedziba spółki, a jeśli nie można ustalić siedziby spółki — miejsce zamieszkania jednego ze wspólników.

Od tej generalnej reguły Minister Finansów przewidział dwa wyjątki, uwzględniając rodzaj bądź warunki prowadzonej działalności. w przypadku, gdy Handlowiec prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, księgi podatkowe powinny znajdować się w każdym zakładzie. Zgodnie z § 3 pkt 10 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. przez przedsiębiorstwo wielozakładowe rozumiemy — działalność prowadzoną w oparciu o kilka zespołów składników majątkowych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych. Dopuszczalne jest również prowadzenie przez podatnika jednej księgi, którą przechowuje się w siedzibie przedsiębiorstwa. Przyjęcie takiego rozwiązania wymaga jednak prowadzenia w każdym zakładzie co najmniej ewidencji sprzedaży, a gdy prowadzona jest działalność kantorowa lub lombardowa — także ewidencji wymaganych dla tych działalności.

Handel obwoźny

Na Handlowców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie handlu obnośnego lub obwoźnego zgodnie z § 9 ust. 6 rozporządzenia, o którym mowa powyżej, nałożony został obowiązek przechowywania księgi w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli Kupiec prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja.

Prowadzenie księgi podatkowej przez biuro rachunkowe

Następny z przypadków dotyczy sytuacji zlecenia przez podatnika prowadzenia księgi podatkowej przez biuro rachunkowe. Przy czym przez biuro rachunkowe zgodnie z definicją zawartą w § 3 pkt 5 ww. rozporządzenia należy rozumieć przedsiębiorcę uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie. Należy równocześnie pamiętać, że zawarcie umowy o prowadzenie księgi przez biuro rachunkowe nakłada na Handlowca obowiązek:

  • w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy zawiadomienia o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi przychodów i rozchodów,
  • prowadzenia w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży i rejestrów prowadzonych przez podatnika oraz dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach.

Dokumenty źródłowe i dane zawarte w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych są podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, stanowiąc dowód na to, co zostało w niej zawarte. Biuro rachunkowe dokonuje zapisów w porządku chronologicznym na podstawie dowodów oraz sum miesięcznych wynikających z prowadzonej przez Handlowca ewidencji sprzedaży lub zestawienia miesięcznych raportów dobowych posiadanych przez Kupca kas fiskalnych.

Prowadzenie księgi przy użyciu komputera

Prowadzenie księgi przy użyciu komputera nie zwalnia Handlowca z obowiązku utrwalania danych w formie tradycyjnego dokumentu. Na koniec każdego miesiąca zapisy dokonane w formie elektronicznej powinny być wydrukowane. Wydruk komputerowy należy sporządzić w terminie umożliwiającym prawidłowe i terminowe rozliczenie się Kupca z budżetem, jednak nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Dalsze postępowanie Handlowca zależy od tego, czy wydruk jest zgodny z wzorem księgi podatkowej, stanowiącym załącznik do omawianego rozporządzenia. Jeżeli brak jest takiej zgodności, Kupiec zobowiązany jest założyć podatkową księgę przychodów i rozchodów w tradycyjnej, zbroszurowanej formie. Wydruk danych zapisanych przy zastosowaniu komputera, sporządzony za dany miesiąc i zawierający podsumowanie zapisów, stanowi w takim przypadku podstawę wpisu do księgi podatkowej. Zapisy mają charakter zbiorczy i dokonuje się ich raz w miesiącu. Powyższy obowiązek nie dotyczy Handlowców wykorzystujących informatyczne programy księgowe, które zgodne są z ustalonym wzorem księgi.

Likwidacja działalności a przechowywanie dokumentów

Handlowcy muszą pamiętać, że po likwidacji działalności gospodarczej obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów nie ustaje. Sytuację powyższą normuje przepis określony w art. 86 § 2 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1031). Ustawodawca w przepisie powyższym stanowi, iż w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

W zakresie podmiotowym powołany przepis dotyczy m.in. osób fizycznych, które prowadziły działalność gospodarczą w formie spółki partnerskiej. Dokonując likwidacji lub rozwiązania takiej spółki, jej wspólnicy muszą postanowić o miejscu, w którym będzie przechowywana dokumentacja podatkowa i zawiadomić o tym organ podatkowy.

Warto zauważyć, iż ustawodawca nie określił, gdzie powinna być przechowywana księga podatkowa w przypadku zakończenia prowadzenia przez podatnika indywidualnej działalności gospodarczej. w takim wypadku podatnikowi służy prawo wyboru miejsca przechowywania ksiąg podatkowych i dowodów dokumentujących przeprowadzanie zaewidencjonowanych operacji gospodarczych. Księgi i dokumenty, o których mowa powyżej, mogą być przechowywane w miejscu zamieszkania Handlowca, lub w każdym innym wybranym przez Kupca miejscu pod warunkiem, że będzie ono spełniać wymogi zachowania podatkowej księgi przychodów i rozchodów w stanie nienaruszonym.

Na podstawie art. 86 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ksiąg podatkowych. Przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten nie wskazuje upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten nie wskazuje wprost długości terminu przechowywania ksiąg podatkowych, lecz odsyła podatników do regulacji zawartych w Dziale III "Zobowiązania podatkowe" w rozdziale 8 "Przedawnienie".

W myśl art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Brak ksiąg

Postępowanie podatników w sposób sprzeczny z przepisami prawa podatkowego, w tym niewykonywanie wynikających z nich obowiązków podatkowych, stanowi naruszenie prawa, które może być kwalifikowane jako czyn zabroniony, powodujący odpowiedzialność przewidzianą w Kodeksie karnym skarbowym.

Do zachowań karalnych w myśl K.k.s. należy czyn polegający na nieprzechowywaniu ksiąg wbrew istniejącemu obowiązkowi. Powyższe sankcjonuje przepis art. 60 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. — K.k.s. (Dz. U. z 1999 r. Nr 83, poz. 930; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708), przewidując za popełnienie omawianego czynu zabronionego karę grzywny w wymiarze 240 stawek dziennych. Rodzaj przewidzianej kary wskazuje, że nieprzechowywanie ksiąg jest traktowane jako przestępstwo skarbowe.

Ponadto należy zauważyć, że przestępstwami skarbowymi są także czyny zabronione, które polegają na przykład na naruszaniu wynikających z przepisów o podatku od towarów i usług oraz z przepisów o podatku akcyzowym obowiązków przechowywania kopii wystawionej faktury lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów (art. 62 § 3 K.k.s.).

powrót na górę